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Googleカレンダーを共有して、日程決めを手放す

Googleカレンダー〜自分の予定を公開する〜共有する+編集する
飴(あめ)
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ほぼ毎日仕事で使ってるWebサービス【仕事編】
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この記事の中で、Googleカレンダーについて書き始めたら、思いの外長くなってしまったので、別記事に分けました。

Googleカレンダー関連記事、いくつかあるので良かったら読んでください。

わたしたちは日々、

毎日35,000回も、何かを決断している

そうです。ご存知でしたか?

あまり意識したことはありませんでしたが、わたしはこの「決断疲れ」を軽減する1つの手段を、無意識にやっていたんだなと感じます。

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誰かとのスケジュール調整をスムーズしたい

みなさんは「次回はいつにしましょうか?」とか「来月会えませんか?」「ランチどうですか?」「ZOOMミーティングおねがいします」など、メールや会議中、LINEなど、仕事でもプライベートでも予定を相談するって作業をたくさん行ってる感じはありませんか?

わたしは結構この作業が苦手というか、もうすっかり碧碧していて、特に「候補を出す」という作業は自分と相手とどちらがやるのが相応しいか、というのはよく考えてしまう内容です。

単純に予定が詰まってる人が、候補を2、3出すのがスムーズだと思っていますが、それでいうと、わたしはだいたい候補を出す側になることが多い。

そして返事がきた頃には、他の人との予定でそこが埋まっていたり、返事まだ来てないけど送ってた候補が1つ埋まってしまったから、また新たな候補日時をLINEし直したりします。

1対1、たった2人の間であっても、相手の方の性格もあってか時間がかかる場合がある。

スパッとその場で決まったらいいけど、みんな忙しいのでそうでもなくてなかなかそうはいきません。

そう思うとスパッと日程決めてくれる人は好きですね。人として好き。

ホント、こうやって文字で書いていてもため息がでる、わたしにとってスケジュール調整、約束が決定するというのは、場合によっては苦手な作業です。

Googleカレンダー、公開用カレンダーに公私混同すべての予定を集約(コピー)する

わたしは、仕事用カレンダー、プライベート用カレンダーの2つにいろいろ予定を入れています。その2つのカレンダーから、その都度手動で、家族公開用のカレンダーに予定をコピーしています。

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そして同じように、仕事用プライベート用に入れた予定を、仕事仲間用カレンダーにもその都度コピーしています。

ミーティングや訪問アポ、家の用事や通院、子どもの学校行事など全部が1つのカレンダーに入っていきます。

スケジュールのコピーは、Googleカレンダーの「〇〇カレンダーにコピーする」という機能を使います。なので、わたしの場合、予定の登録はGoogleカレンダーで行います。

簡単に他のカレンダーに予定を複写する機能があったらいろいろ使わなくていいのですが、今の所Googleカレンダーが1番使い勝手がよいです。

仕事仲間用カレンダーには、更に細かく登録

オンライン会議か外出か、主に伝えたいのはこの2種類で、コピーしてタイトルを少し修正したりしたものを登録していきます。

ただ予定をコピーするだけではなくて、仕事仲間用カレンダーには追加も行う場合があります。

追加する内容①移動時間

外出の場合、その移動時間も前後に入れています。

理由は、移動中だけど電話は話せるよというのと、訪問予定の10分後からZOOM会議は厳しいよというのを判断してもらうためです。

移動も含め公開しておく方が、その後に予定を組むかどうか判断してもらう時に話が早いです。

予定には場所の登録もしていて、細かな住所も見れる状態にありますが、移動時間に関しては行きは1時間で帰りは2時間移動となっていたりもします。

行きは高速で帰りは下道とか、帰りは買い物など寄り道したい場合も長めに入れていたりします。

追加する内容②家族との時間

ここは予定入れないでという時間帯に「NG」というのが帯で入っています。

だいたい子どもが帰宅して寝るまでの時間15:00-21:00で、わたしの家事タイムです。

毎週ではないので、月に3週間だけはこの時間を死守するようにしています。

それと家族の休みの日に、9:00-22:00で「休み」と入れています。

もともとは終日予定で「休み」と入れていたのですが、空き日程から打ち合わせなどスケジュールを押さえる、予約ができるツールCalendlyを使うにあたって(別の方法あるかもしれないけど)設定カレンダーからミーティング不可の対象と判断してもらう為に、時間予定として入れると解決したので、9:00-22:00で「休み」と入れています。

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この「休み」に関してはそこまで優先順位は高くなく、仕事仲間との打合せなら避けたいが、優先順位が高ければミーティングでもアポでも入れます。

共有用カレンダーの権限設定について

Googleカレンダーの共有権限の種類
  1. 予定あり、と時間枠だけ確認できる
  2. 内容全てが閲覧できる
  3. 内容全ての閲覧、新規登録やの編集ができる
  4. 内容全ての閲覧、新規登録やスケジュールの編集及び、共有者の追加ができる

わたしが、仕事仲間への共有はすべて④になります。

わたしは個人事業主ですが、一緒にお仕事してる方々にカレンダーを共有(公開)して、仕事は非常にやりやすくなっています。

追加編集できるような権限で共有させてもらってるので、ミーティングの予定など、わたしのカレンダー見て空いてたら、登録してもらうようにしています。

※仕事仲間への公開用というのにミーティングの予定が登録され、あとから通知が来るようにしている自分だけがみてる仕事スケジュール(青)と家族への公開用に複製しています。

1月11日(木)10時〜12時ミーティング(天神)と入れてると、誰かがそれを見て、せっかく天神くるならそのまま天神でランチしませんかー?と連絡をくれたり。

そんな感じです。

わたしのカレンダーを公開してるだけでなく、他の仕事仲間の方のカレンダーも見れるようにしてくれてるので(あぁこの人来週ここ3日間旅行で休みって書いてある)とかを見て、予定を立てたりするのに活用しています。

人にスケジュールを押さえてもらう(予定を登録してもらう)

Googleカレンダーでの予定の共有は、「招待」という形で相手にスケジュール提案を送ることができます。

メールかカレンダーから、参加、不参加、未定から選ぶと、その人に共有してる自分のカレンダーに同じ内容の予定として追加されます。

参加不参加を本人に問う場合には有効ですが、カレンダーを共有するほどの仕事仲間に対しては、面倒、非効率に感じます。

最初は、公開レベルは閲覧できるだけだった時もありましたが、そのイベントに参加する参加しないというやり取りが発生するため、わたしが返答するまで保留になってしまいます。

それからは、登録と編集権限、共有メンバーの追加もできる最も権限が上の共有の仕方に変えました。

わたしの場合、カレンダーでスケジュールをすべて公開している仕事仲間たちには、「空いていたら予定を押させてしまって良い」と伝えています。

直接予定を入れてもらえるので、前後の予定からここは厳しいなとなる以外は、そのまま予定が実行されてたいへん助かっています。

追加修正があっていた場合は、その都度仕事用カレンダー(青)と家族用カレンダーにコピーして反映させています。

いちいち、「●月●日何時にミーティング追加したよ」の連絡はしなくていいと伝えてるのと、メール通知などをすべてオフにしてるので、定期的にカレンダーを開いて自分のカレンダーの変化をチェックしています。

(おまけ)プロジェクト毎に、Googleアカウントを作る

Googleカレンダーを新しく追加するのは、複数アカウントを作らずとも可能ですが、プロジェクトが複数あ場合、参加メンバーの掌握がし易いので、わたしはプロジェクト毎にアカウントを作る用にしています。

メールの送受信(受信トレイ、送信済みトレイ)を共有したいというのもあり、わたしはプロジェクトごとにGoogleアカウントを作っています。

アカウントを作ると、メインカレンダーが出来ますので、これは全体カレンダーとしています。

プロジェクトに参加してる人は、このプロジェクト全体カレンダーとプロジェクトメンバーのカレンダーを見れるようにしてもらっています。

もちろん、プロジェクトメンバーが複数名いれば全部追加が必要ですが、プロジェクトのGoogleアカウントに誰かがログインしてくれたら、各カレンダーへのメンバーの追加も、新しいメンバーのカレンダーを全員見れるようにするのも、割と簡単になります。

飴(あめ)
飴(あめ)
Profile
或るべき姿を考えてそれをカタチにするのが仕事
とにかくITに触れてる時間が好き
iPadを使いこなして日常を豊かにしたい
【座右の銘】
晴耕雨読、止まない雨はない明けない夜はない、美人猫舌
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